文字起こしをそのまま短くするだけでは、提案と決定が混ざります。議事録で先に作るべきなのは、合意事項、担当者、期限、持ち帰りの表です。会議の共有範囲と録音の扱いを社内ルールで確認してから始めます。
| 原文 | 記録先 |
|---|---|
| 案Aが有力。来週再確認 | 未決 |
| 田中さんが水曜までに見積もり依頼 | 宿題 |
| 公開日は12日で確定 | 決定 |
議事録を四つの欄に分ける
決定事項は合意が明示されたもの、宿題は次回までの作業、未決は議論中のもの、共有事項は報告だけのもの。発言者の意見を会社としての決定にしないために、欄ごとに判定基準を置きます。欠けた担当や期限は「確認待ち」と書きます。
会議の最後に一分取ると、後で確認する量が減る
メモには「来週までに出したい」「営業で見ておこう」といった言い回しがよく残ります。前者は期限の希望、後者は担当部署の提案かもしれません。AIがそれを「営業部が来週までに提出」と整えると、読みやすい文章の中に二つの誤りが入ります。最後に進行役が「提出するもの、担当、日付」を読み上げ、参加者が訂正できる時間を取ると、元のメモ自体が確かになります。
指示文をそのまま使う
「以下のメモを決定・宿題・未決・共有に分類。宿題は作業／担当／期限／原文の該当箇所の表にする。『案』『検討』は決定に入れない。本文に書かれていない担当・期限は補わない。先に要確認事項を列挙する」。AIに渡すのは利用を許可された範囲に限定します。
会議が二転三転したときは最後の発言だけを見ない
前半で「金曜日を予定」、中盤で「火曜案を再検討」、最後に「外部と調整してから決定」という架空の議論なら、結論は「公開日未決」です。末尾の一文だけを要約すると、候補日が何だったのか消えます。決定欄には未決、背景欄には金曜案と火曜案、宿題欄には外部との調整、と用途ごとに残すと、次回の議論に戻りやすくなります。
架空例で分類を試す
「案Aが有力。来週再確認」は未決。「田中さんが水曜までに見積もり依頼」は宿題。「公開日は12日で確定」は決定です。音声で「12日」と「20日」が聞き取りづらいなら、前後の文脈だけで補わず、録音や関係者で確認します。
原文に戻れる議事録にする
文字起こしに時刻があるなら、重要な決定や宿題だけ時刻を添えます。時刻がなければ段落番号でも十分です。金額・日程・人名など間違うと影響の大きい項目から原文を照合し、関係者に「担当と期日だけ先に確認してください」と依頼します。全文を全員に同じ負担で読ませるより、訂正すべき場所が伝わります。
共有する前の点検
日時、社名、人名、数字、公開可否の順に確認。前回の宿題のうち完了と未完了も分けます。確定版には確認日を入れ、変更があれば決定事項と宿題を優先して修正します。外部に送る版は、社内メモの転用ではなく、共有範囲に合わせて確認します。
更新版で揉めやすいところ
会議後に期限が変わった場合、議事録の誤記の訂正と、後日決まった変更を分けます。後者を元の会議で決めたように書き換えると、承認経緯を追えなくなります。「会議時点では未決」「翌日、担当者の確認で日付を更新」と記録すると、読む人が時系列を理解できます。配布版と社内確認用メモは共有先ごとに見直します。
出典・確認先
資料確認日：2026年11月3日
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