入力の可否は、資料に何が含まれるかと、利用先にどんな契約・設定があるかで判断します。公開資料、社内限りの資料、個人情報や機密を含む資料を同じ扱いにすると、利用のたびに判断がぶれます。
| 情報 | 確認する点 |
|---|---|
| 公開済みの文章 | 出典と利用条件 |
| 社内資料 | 外部サービスへの送信可否 |
| 顧客情報・機密 | 管理者の指示と利用先の契約 |
入力する情報を三段階で切り分ける
公開済みの文章は出典と利用条件を確認。社内資料は外部サービスへの送信が許可されているか確認。顧客情報・契約・認証情報を含む場合は管理者の指示に従います。ファイルの表紙だけでなく、注釈、非表示列、添付画像、履歴も点検対象です。
「名前を消した」だけでは残るもの
架空化したつもりの顧客対応メモに、「先週の公開イベントで唯一登壇した担当者」「特定地域の小規模な支店」と書いてあれば、組み合わせから本人を特定できることがあります。スプレッドシートなら非表示の列、書類ならコメントや添付画像にも情報が残ります。作業に必要な項目を先に選び、その項目だけを新しいファイルに写すと、元の資料を部分的に隠す場合より確認しやすくなります。
設定だけで判断しない
学習への利用、保存期間、アクセスできる人、外部連携への送信は別々の項目です。契約上の扱いと、実際に使っている組織・プラン・設定を照らし合わせます。学習への利用を止める設定だけでは、送信の許可や保存条件は確定しません。
作業の目的を分けると送るデータが減る
「顧客への返信案を作りたい」なら、入力に必要なのは問い合わせの種類、回答できる条件、案内先かもしれません。契約番号や住所は返信案を整える段階では不要です。まず架空の条件で文章の骨組みを作り、本人確認や契約情報の差し込みは、社内で許可されたシステムに戻って行う手があります。実際の資料を要約しなければ意味がない場合は、その資料とサービスの組み合わせを管理者に確認します。
架空データで代替できる範囲を探す
メール文面の下書きなら実名をA社、実金額を仮の数字に置き換え、必要な条件だけ入力します。氏名を消しても、珍しい役職、所在地、日時の組み合わせで人物がわかる場合があります。置換が十分か自信がなければ、架空の事例を一から作ります。
管理者に聞くとき、設定名より利用条件を揃える
「AIに入れていいですか」では範囲が広すぎます。「会社契約の環境で、部署内限定の議事録から宿題を抽出し、結果は参加者だけに共有する。原文に人名が含まれる」という形なら判断材料が揃います。外部連携、保存期間、学習への利用、利用者の権限は別の論点なので、どの設定で許可されているかも確認します。
入力前に残す記録
「作業目的／入力する項目／承認済みのサービスとプラン／共有する相手／出力の確認者」をメモに残します。チームで同じ判断を繰り返すときは、利用可の例・要確認の例と問い合わせ先を一枚にまとめます。
迷ったときに使える判断の流れ
公開可否を確認し、利用先の契約と社内ルールを確認し、入力を必要最小限に絞ります。迷う段階があればそこで止めて、公開資料や完全な架空例で試します。出力を転送する前にも、元の機密情報が再現されていないかと、共有範囲が元の資料より広がっていないかを確認します。
出典・確認先
資料確認日：2026年11月3日
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